Rejestry i ewidencje

Sposób prowadzenia dokumentacji pobytu nieletnich zakładzie określa załącznik Nr 2 do Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 października 2001 r.

§ 1. 1. Księgę ewidencji wychowanków (nieletnich) prowadzi się chronologicznie według daty przyjęcia wychowanka do zakładu
2. Do księgi ewidencji wpisuje się: imię i nazwisko wychowanka (nieletniego) przyjętego do zakładu, datę i miejsce urodzenia, imiona i nazwiska rodziców oraz ich adres zamieszkania, jeżeli nie żyją - datę śmierci, imiona i nazwiska oraz adresy opiekunów prawnych, nazwę organu, do którego dyspozycji wychowanek (nieletni) pozostaje, adres dotychczasowego miejsca pobytu stałego (zameldowania), a jeżeli nie ma on stałego zameldowania, odnotowuje się, skąd przybył, datę przyjęcia do zakładu oraz datę i przyczynę skreślenia z ewidencji, nazwę i adres zakładu do którego wychowanek (nieletni) został przeniesiony, adres rodziców (opiekunów), którym został przekazany, adres i miejsce pracy - jeżeli wychowanek został usamodzielniony.

§ 2. 1. Akta osobowe wychowanka w zakładzie, stosownie do zakresu opieki i funkcji zakładu, zawierają: skierowanie, nakaz przyjęcia, orzeczenia sądu, korespondencję w sprawach wychowanka, dokumenty szkolne, opinie psychologiczno-pedagogiczne, wnioski i wskazania dotyczące opieki, programu indywidualnej resocjalizacji i terapii, osobistą dokumentację zdrowotną (wyniki badań, karty informacyjne z pobytu w zakładzie opieki zdrowotnej, książeczkę zdrowia wychowanka) oraz inną dokumentację dotyczącą wychowanka.

§ 3. 1. Zakład  prowadzi karty wyposażenia dla wychowanków (nieletnich) korzystających z zaopatrzenia w odzież i inne wyposażenie.
2. Kartę wyposażenia prowadzi osoba wyznaczona przez dyrektora zakładu. Do karty wpisuje się imię i nazwisko wychowanka (nieletniego), datę urodzenia, datę przybycia i zwolnienia z zakładu (schroniska), bieliznę, odzież, obuwie i inne wyposażenie będące własnością wychowanka (nieletniego) w chwili przybycia do zakładu i otrzymane w czasie pobytu.

§ 4. Zakład jest zobowiązany przechowywać w depozycie dokumenty, przedmioty osobiste i wartościowe wychowanków (nieletnich) objętych opieką.

§ 5. 1. Dla każdej grupy wychowawczej zakład prowadzi dziennik zajęć wychowawczych, w którym odnotowuje się przebieg zajęć wychowawczych w danym roku.
§ 5.2. Dziennik zajęć wychowawczych zakłada wychowawca grupy, opatrując kartę tytułową dziennika stemplem podłużnym zakładu (schroniska), wpisując nazwę zakładu (schroniska) i oznaczenie grupy; kartę tytułową dziennika podpisuje dyrektor zakładu
§ 5.3. Do dziennika zajęć wychowawczych wychowawcy grupy wpisują: listę wychowanków (nieletnich), datę i miejsce urodzenia, klasę, nazwisko i adres rodziców (opiekunów), uwagi o wychowankach (nieletnich).
§ 5.4. W dzienniku zajęć wychowawczych odnotowuje się zajęcia powtarzające się okresowo, plan pracy resocjalizacyjnej, tygodniowe założenia wychowawcze i realizację planu, kontakty z rodziną wychowanka (nieletniego), zajęcia specjalistyczne oraz w kołach zainteresowań, a także przeprowadzone hospitacje i wizytacje, z podaniem nazwy zajęć i osoby prowadzącej.

§ 6.1. Księgę przebiegu służby nocnej zakłada kierownik internatu, opatrując kartę tytułową stemplem podłużnym i wpisując nazwę zakładu (schroniska). Kartę tytułową podpisuje dyrektor zakładu (schroniska).
§ 6.2. Wychowawca pełniący służbę nocną wpisuje czas pełnienia służby, imię i nazwisko pełniących służbę nocną, przebieg służby nocnej, częstotliwość przeprowadzonej kontroli grup wychowawczych i terenu obiektu, odnotowując uwagi i zaistniałe wydarzenia oraz wydane polecenia, jeżeli zachodzi taka potrzeba.

§ 7. Księga ewidencji wychowanków (nieletnich) umieszczonych w izbie przejściowej i księga ewidencji wychowanków (nieletnich) umieszczonych w izbie izolacyjnej zawierają: imię i nazwisko wychowanka (nieletniego), datę i godzinę umieszczenia, przyczynę umieszczenia, imię i nazwisko osoby podejmującej decyzję o umieszczeniu, uwagi i spostrzeżenia osób sprawujących opiekę nad wychowankiem (nieletnim) w czasie jego pobytu w izbie oraz datę i godzinę zwolnienia z izby.

§ 8. 1. Księga ewidencji przepustek i urlopów w zakładzie zawiera imię i nazwisko wychowanka, datę i godzinę opuszczenia zakładu, datę i godzinę przybycia do zakładu, a jeżeli się spóźnił - przyczynę spóźnienia i uwagi.

§ 9. Księga ewidencji ucieczek zawiera imię i nazwisko wychowanka (nieletniego), datę i godzinę ucieczki, miejsce, skąd zbiegł, spod czyjej opieki, datę i godzinę doprowadzenia (lub przybycia), informację, przez kogo został doprowadzony, imię i nazwisko osoby przyjmującej, uwagi.

§ 10. Księga nagród i środków dyscyplinarnych zawiera: imię i nazwisko wychowanka (nieletniego), datę, rodzaj nagrody lub środka dyscyplinarnego, czas trwania nagrody lub środka dyscyplinarnego.

§ 11. Zasady prowadzenia dokumentacji stosowania środków przymusu bezpośredniego określają odrębne przepisy.